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Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Cómo Eximus SAS recopila, usa, almacena, comparte y protege datos personales en canales de contacto, delivery y soporte.

Última actualización: 2026-05-01

1. Introducción

En Eximus SAS respetamos la privacidad de las personas y reconocemos la importancia de proteger sus datos personales. Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información personal de clientes, prospectos, proveedores, aliados, postulantes y usuarios de nuestro sitio web y canales de comunicación.

Al suministrarnos sus datos personales o interactuar con nuestros servicios, usted acepta el tratamiento de su información conforme a esta política y a la normativa aplicable.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Eximus SAS.

3. Datos personales que podemos recopilar

Podemos recopilar, según el caso, las siguientes categorías de datos:

  • Datos de identificación, como nombre, apellido, documento de identificación, cargo y empresa.
  • Datos de contacto, como correo electrónico, número de teléfono y dirección.
  • Datos comerciales y contractuales, como empresa, rol, información de facturación, cotizaciones, propuestas y contratos.
  • Datos técnicos y de navegación, como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, cookies y tecnologías similares.
  • Datos de soporte y comunicaciones, como mensajes enviados por formularios, correo electrónico, WhatsApp, Teams, chat u otros canales.
  • Datos laborales o de selección, como hoja de vida, experiencia, formación y demás información suministrada por candidatos.
  • Datos de archivos y contenido compartido, como documentos o anexos que el usuario cargue o envíe voluntariamente para soporte, prestación de servicios o evaluación de requerimientos.

Eximus no solicita de manera intencional datos sensibles ni datos de menores de edad. En caso de recibirlos de forma excepcional, los trataremos con las salvaguardas legales aplicables y solicitaremos autorización expresa cuando corresponda.

4. Formas de recolección

Recopilamos datos personales cuando:

  • usted completa formularios en nuestro sitio web;
  • nos contacta por correo electrónico, teléfono, WhatsApp, Teams, redes sociales u otros medios;
  • solicita una propuesta, una reunión, una demostración o soporte;
  • celebra contratos o relaciones comerciales con Eximus;
  • navega en nuestro sitio web;
  • participa en procesos de selección;
  • interactúa con herramientas, bots, automatizaciones o integraciones tecnológicas operadas por Eximus.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos sus datos personales para:

  • atender consultas, solicitudes de contacto y requerimientos comerciales;
  • elaborar y enviar propuestas, cotizaciones y documentación precontractual;
  • gestionar relaciones contractuales, comerciales y de servicio;
  • prestar servicios de software, soporte, consultoría, migración, desarrollo, automatización, implementación e integración tecnológica;
  • administrar proyectos, incidentes, tickets, accesos, credenciales y canales de comunicación;
  • realizar facturación, cobro, pagos, conciliaciones y cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y legales;
  • verificar identidad, prevenir fraude, gestionar riesgos y reforzar la seguridad de la información;
  • mejorar la experiencia del usuario, el funcionamiento del sitio web y la calidad de los servicios;
  • enviar información corporativa, técnica o comercial relacionada con nuestros servicios, eventos, contenidos o novedades, siempre que exista base legal para ello;
  • gestionar procesos de selección y vinculación de talento humano;
  • cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales o requerimientos de autoridades competentes;
  • conservar trazabilidad de actividades, comunicaciones, soportes y evidencias asociadas a la prestación de servicios.

6. Base legal para el tratamiento

Tratamos sus datos personales sobre una o varias de las siguientes bases:

  • su autorización previa, expresa e informada, cuando sea requerida;
  • la necesidad de ejecutar medidas precontractuales o contractuales;
  • el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias;
  • el interés legítimo de Eximus, cuando resulte aplicable y no prevalezcan sus derechos y libertades.

7. Cookies, consentimiento y herramientas embebidas de terceros

Nuestro sitio usa una capa de consentimiento para distinguir entre cookies esenciales y cookies o tecnologías similares no esenciales. Las tecnologías concretas pueden cambiar con la evolución del sitio, pero hoy operamos bajo este criterio:

  • Las cookies esenciales pueden usarse para mantener el funcionamiento del sitio, recordar idioma o preferencias de interfaz, preservar comportamientos relacionados con seguridad y guardar su preferencia de cookies.
  • La analítica, las etiquetas y otros rastreadores no esenciales no deberían cargarse por defecto. Solo los habilitamos cuando el usuario da su consentimiento desde el banner o el panel de preferencias.
  • Si usted acepta cookies no esenciales, Eximus puede habilitar Google Tag Manager para administrar etiquetas de analítica o medición configuradas para el sitio.
  • En la página de contacto, el formulario embebido de HubSpot puede cargar recursos de terceros cuando usted decide habilitarlo. Dependiendo de la configuración de HubSpot y de verificaciones de prevención de abuso, esa interacción también puede involucrar Google reCAPTCHA u otros servicios similares de verificación asociados al flujo del formulario.
  • Algunas herramientas de terceros pueden instalar o leer sus propias cookies conforme a sus propios avisos y políticas una vez activadas.

Usted puede cambiar su decisión en cualquier momento desde la opción Preferencias de cookies disponible en el footer del sitio. También puede usar la configuración de su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque algunas funcionalidades podrían dejar de comportarse como se espera.

8. Datos que compartimos

Eximus podrá compartir datos personales únicamente cuando sea necesario y bajo medidas de seguridad razonables, por ejemplo con:

  • proveedores de hosting, nube, correo electrónico, analítica, CRM, soporte, mensajería o colaboración;
  • aliados tecnológicos o subcontratistas que apoyen la prestación de servicios;
  • proveedores involucrados en funciones opcionales del sitio que usted decida activar, como Google Tag Manager, HubSpot o servicios de verificación asociados al flujo de contacto;
  • entidades financieras, contables, tributarias o aseguradoras, cuando aplique;
  • autoridades administrativas o judiciales, cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

No vendemos datos personales a terceros.

9. Transferencias nacionales e internacionales

Sus datos pueden ser almacenados o tratados en Colombia o en otros países, directamente por Eximus o por proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento. En esos casos, Eximus adoptará medidas razonables para asegurar que la información reciba un nivel adecuado de protección conforme a la normativa aplicable y a las condiciones contractuales vigentes.

10. Seguridad de la información

Eximus adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas pueden incluir:

  • control de accesos,
  • uso de credenciales y perfiles,
  • almacenamiento restringido,
  • cifrado o mecanismos equivalentes cuando resulten aplicables,
  • copias de seguridad,
  • monitoreo y trazabilidad,
  • acuerdos de confidencialidad y buenas prácticas internas.

Ningún sistema es completamente infalible, por lo que Eximus no puede garantizar seguridad absoluta.

11. Conservación de los datos

Conservaremos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, atender obligaciones legales o contractuales, resolver controversias y mantener trazabilidad técnica, administrativa o comercial cuando resulte razonable y permitido por la ley.

Una vez cumplida la finalidad y agotados los plazos de conservación aplicables, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados, según corresponda.

12. Derechos del titular

Como titular de datos personales, usted puede ejercer los derechos que le reconozca la normativa aplicable, incluyendo:

  • conocer qué datos personales tenemos sobre usted;
  • solicitar acceso a sus datos;
  • actualizar o rectificar información inexacta, incompleta o desactualizada;
  • solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique;
  • revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando proceda legalmente;
  • ser informado sobre el uso dado a sus datos;
  • presentar consultas o reclamos;
  • acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos cuando considere vulnerados sus derechos.

Si se encuentra en la Unión Europea o le resulta aplicable el GDPR, también podrá ejercer, cuando corresponda, derechos como portabilidad, limitación del tratamiento y oposición.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Para ejercer sus derechos puede escribir a info@eximus.com.co, idealmente con el asunto Protección de datos personales.

Su solicitud deberá incluir, como mínimo:

  • nombre completo,
  • medio de contacto,
  • descripción clara de la solicitud,
  • documentos o información que permitan validar su identidad, cuando sea necesario.

Eximus atenderá consultas y reclamos dentro de los términos previstos por la ley aplicable.

14. Autorización

Cuando la ley lo requiera, Eximus solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales. Esa autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, verbales o mediante conductas inequívocas permitidas por la normativa.

15. Datos de terceros suministrados por el usuario

Si usted nos entrega datos personales de terceros, declara que cuenta con autorización válida para compartirlos o que tiene una base legal suficiente para hacerlo. En ese caso, usted asume la responsabilidad frente a dichos terceros y exonera a Eximus de reclamaciones derivadas del suministro no autorizado de información.

16. Menores de edad

Nuestros servicios y sitio web no están dirigidos de manera principal a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores sin la autorización correspondiente de sus representantes legales. Si identifica un caso de este tipo, puede escribirnos para proceder con la revisión y, de ser necesario, la eliminación de la información.

17. Enlaces a sitios de terceros

Nuestro sitio web o nuestras comunicaciones pueden contener enlaces a sitios, plataformas o servicios de terceros. Eximus no controla ni responde por las prácticas de privacidad de dichos terceros, por lo que recomendamos revisar sus políticas antes de compartir información personal.

18. Cambios a esta política

Eximus podrá actualizar esta política en cualquier momento para reflejar cambios legales, regulatorios, operativos o tecnológicos. La versión vigente será la publicada en nuestro sitio web con su fecha de actualización.

19. Contacto

Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con esta política o con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos en: